Выбор цвета ячейки в зависимости от значения в Microsoft Excel

Способ 1: Ручное выделение подходящих значений

Если речь идет о небольшом диапазоне данных, который вряд ли когда-то будет изменен в результате действия формул или ручного редактирования значений, то в Microsoft Excel можно использовать простой инструмент выделения значений. Он не требует от вас создания правил условного форматирования и настройку диапазона цветов. Достаточно будет только отыскать сами значения и вручную задать для них подходящую заливку, что осуществляется следующим образом:

1. Выделите необходимый диапазон ячеек, среди которых надо найти значения и изменить цвет заливки. После этого на вкладке «Главная» разверните меню «Редактирование».

   

2. В нем вас интересует список «Найти и выделить» с инструментом, который называется просто «Найти». Иногда можно даже не использовать такое меню, а после выделения ячеек нажать Ctrl + F, чтобы открыть окно поиска.

   

3. В нем вам следует задать значение, которое хотите найти для выделения первого цвета. Иногда это будет полностью известная сумма, а если она находится в каком-то диапазоне, например от 20000 до 29000, то можно задать формат поиска как 2????, чтобы обязательно совпадало количество цифр в числе и одно из них.

   

4. Для удобства выделения ячеек используйте кнопку «Найти все», чтобы они отобразились в виде списка ниже.

   

5. Далее с зажатой левой кнопкой мыши выделите все найденные результаты, чтобы они выделились активными и в самой таблице.

   

6. Используйте стандартный инструмент заливки, выбрав подходящий цвет для данного диапазона значений.

   

7. Проверьте полученный результат и убедитесь в том, что он вас полностью устраивает. Всегда можно повторно выделить тот же самый диапазон и изменить цвет заливки.

   

8. Возвращайтесь к окну «Найти и заменить», точно таким же образом ищите другие диапазоны значений и выделяйте их отдельными цветами, чтобы в итоге получилось простое подобие условного форматирования, но без опций автоматического изменения.

   

После прочтения инструкции выше вы могли понять, что такой подход оптимален только для работы с небольшими диапазонами данных, которые никаким образом в будущем меняться не будут. Если нужно сразу выделить ячейки градиентом, автоматически отыскать минимальные, средние и максимальные значения или следовать каким-то другим правилам, то тут можно использовать исключительно функции условного форматирования в Microsoft Excel, о которых поговорим далее.

Способ 2: Создание правил условного форматирования

Существуют несколько самых разных правил условного форматирования для таблиц в Microsoft Excel. Их можно настроить всего один раз, после чего окрас ячеек или выделение конкретных цветом будет меняться в зависимости от того, как меняется само значение. Пользователь может настроить уже готовые правила или создать свои. С основными моментами по теме каждого правила мы разберемся в следующих разделах материала.

Использование правил с цветовыми шкалами

Самый распространенный вариант условного форматирования в Экселе — использование готовых правил с цветовыми шкалами. Они автоматически подбирают градиент для заливки ячеек, отталкиваясь от минимального и максимального значений. В набор обычно входит диапазон, состоящий из двух, трех или четырех разных оттенков, чего будет достаточно для большинства случаев. Применение и действие этого правила выглядит так:

1. Для начала левой кнопкой мыши выделите все ячейки, к которым необходимо применить правило условного форматирования с цветовыми шкалами. После этого на вкладке «Главная» разверните меню «Условное форматирование», в котором наведите курсор на пункт «Цветовые шкалы».

   

2. Справа вы увидите набор готовых градиентов, которые выделяют минимальные и максимальные значения. Можете сразу применить некоторые, чтобы понять действие самого правила условного форматирования.

   

3. Как видно, заливка сразу применилась ко всем выделенным ячейкам в зависимости от их значений. Зеленым показаны максимальные, а красным — минимальные числа. При изменении ячеек их градиент тоже будет меняться соответствующим образом.

   

Применение правил выделения и отбора ячеек

Есть правила с дополнительными настройками и условностями, куда относятся правила выделения и отбора ячеек. В первом случае вы можете самостоятельно выбрать, какие ячейки необходимо выделять и в каких случаях. Например, цвет может примениться, если значения повторяются, больше или меньше указанных, содержат текст или являются датой.

1. Все это показано в списке готовых правил, если вы наведете курсор на один из разделов. Далее можете самостоятельно выбрать одно из них, чтобы перейти к окну с дополнительными настройками.

   

2. Допустим, было выбрано правило «Форматирование ячейки, которые МЕНЬШЕ». Вы самостоятельно задаете то число, от которого будет отталкиваться условное форматирование. Вместо него можно задать ссылку на ячейку, что делает сферу применения подобного инструмента еще шире. Справа выбирается один из цветов заливки.

   

3. Если надо самостоятельно указать цвет этой самой заливки, разверните список справа и выберите пункт «Пользовательский формат».

   

4. В новом окне перейдите на вкладку «Заливка» и выберите подходящий цвет. Кстати, точно так же можно менять и другое форматирование, если хотите задать другой шрифт, его цвет, поставить границы или выделить текст жирным.

   

5. После применения правила цветом будут выделены только те значения в таблице, которые подпадают под заданные условия.

   

Создание собственного правила

Работа с собственными правилами условного форматирования в Microsoft Excel позволяет применить те же изменения в плане заливки ячеек, но дополнительно указать собственные условия в виде формул или более гибко настроить градиенты, если стандартные цвета пользователя не устраивают. Настроек и разных сценариев использования может быть практически бесконечное количество, поэтому мы пробежимся только по основным моментам подготовки нового правила.

1. Вам понадобится снова развернуть меню «Условное форматирование», откуда выбрать пункт «Создать правило».

   

2. Типов правил есть несколько. Все они имеют свои названия, обозначающие условие и действие. Прочитайте каждое название и решите, какой вариант условного форматирования подходит в вашей ситуации.

   

3. Если это форматирование подразумевает использование формулы, чтобы правило активировалось только в тех случаях, когда значение — истина, ее нужно самостоятельно написать или сделать ссылку на ячейку, где уже применена данная формула.

   

4. Что касается оформления цветов условного форматирования, то по умолчанию будет задана двухцветная шкала, но ее можно поменять на любую другую.

   

5. После этого ниже пользователь самостоятельно выбирает, для какого типа значений применяется конкретный цвет, затем задает его и может ссылаться на одно минимальное и максимальное значение, чтобы образец ниже отображался корректно.

   

6. Как только правило будет настроено, цвет выделенных ячеек автоматически изменится в соответствии с условным форматированием. Если понадобится, через меню «Условное форматирование» можно перейти к редактированию текущего правила или созданию нового, чтобы сделать несколько выделений в рамках одной таблицы.